Hướng dẫn ký HĐLĐ điện tử dễ dàng
Khi nhận được thông báo yêu cầu giao kết hợp đồng lao động bằng hình thức trực tuyến, nhiều người lao động thường có tâm lý e ngại vì chưa quen với các thao tác chữ ký số.
Những thắc mắc như “Ký số thực hiện ra sao?” hay “Quy trình thao tác có phức tạp không?” là vấn đề chung của rất nhiều nhân sự.
Nhằm hỗ trợ giải quyết vấn đề này, bài viết hướng dẫn ký HĐLĐ điện tử dễ dàng dưới đây sẽ cung cấp chi tiết các bước thực hiện đơn giản và nhanh chóng nhất, giúp người lao động hoàn tất giao kết một cách chính xác thông qua nền tảng GoPaperless.
1. Tính pháp lý của hợp đồng lao động điện tử
Người lao động có thể yên tâm về giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử khi việc giao kết đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định pháp luật.
- Giá trị tương đương bản giấy: Căn cứ theo Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý tương đương như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.
- Chữ ký điện tử hợp pháp: Theo Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký số hoặc chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân trên văn bản giấy. Đối với HĐLĐ điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, quá trình giao kết còn phải đáp ứng các yêu cầu về xác thực định danh, chữ ký số, dấu thời gian và chứng thực thông điệp dữ liệu.
Do đó, văn bản điện tử này hoàn toàn hợp lệ để người lao động sử dụng khi cần thực hiện các thủ tục hành chính như: kê khai thuế, đăng ký Bảo hiểm xã hội hay làm hồ sơ vay vốn tại ngân hàng.
2. Cần chuẩn bị gì trước khi ký hợp đồng?
Để việc ký kết diễn ra thuận lợi, người lao động cần chuẩn bị các yếu tố cơ bản sau:
- Thiết bị thông minh: Điện thoại di động (Smartphone), máy tính bảng hoặc laptop có kết nối Internet ổn định.
- Kênh liên lạc: Đảm bảo truy cập được vào hộp thư Email cá nhân hoặc ứng dụng Zalo để nhận đường dẫn (link) văn bản từ phòng Nhân sự.
- Phương thức định danh: Đối với luồng xác thực qua VNeID được minh họa trong bài, người lao động cần ứng dụng VNeID (Mức độ 2) đã cài đặt và đăng nhập sẵn trên thiết bị. (Lưu ý: Pháp luật hiện hành cho phép sử dụng nhiều phương thức giấy tờ/thông tin định danh khác nhau tùy thuộc vào thiết lập của doanh nghiệp).
3. Hướng dẫn ký HĐLĐ điện tử dễ dàng qua GoPaperless
Với mục tiêu tối ưu trải nghiệm người dùng, giải pháp hợp đồng lao động điện tử GoPaperless từ Quantera được thiết kế với giao diện trực quan. Dưới đây là video minh họa trực tiếp các bước thao tác, giúp người lao động nắm bắt quy trình nhanh chóng trước khi thực hiện:
4. Các bước thao tác ký kết chi tiết
Dựa trên video hướng dẫn, người lao động có thể thực hiện theo 4 bước thao tác cụ thể sau đây:
- Kiểm tra hộp thư Email hoặc tin nhắn, tìm thông báo có chứa yêu cầu giao kết hợp đồng.
- Nhấn vào nút [Xem & Ký tài liệu] để hệ thống tự động điều hướng đến trang văn bản an toàn.
- Hệ thống sẽ yêu cầu xác thực danh tính để đảm bảo tính bảo mật. Người lao động lựa chọn phương thức xác thực qua ứng dụng VNeID.
- Trong luồng minh họa, sau khi xác nhận đồng ý chia sẻ dữ liệu từ VNeID, các thông tin định danh (Họ tên, số CCCD, ngày cấp) sẽ tự động điền vào hợp đồng. Tùy cấu hình, hệ thống có thể yêu cầu bước này để mở khóa hiển thị các vùng thông tin bảo mật (như mức lương, phụ cấp).
- Người lao động kiểm tra toàn bộ các điều khoản được soạn thảo: chức danh, thời gian làm việc, mức lương và các quyền lợi đi kèm.
- Trường hợp phát hiện thông tin chưa chính xác, người lao động nhấn nút [Từ chối ký] và nhập lý do phản hồi để bộ phận Nhân sự tiến hành điều chỉnh.
- Nếu xác nhận đồng ý với mọi điều khoản, di chuyển đến cuối trang văn bản và chạm vào khu vực [Ký tên].
- Một bảng hiển thị sẽ xuất hiện. Người lao động thực hiện thao tác xác nhận ký (như chọn mẫu chữ ký, xác nhận OTP hoặc vẽ hình ảnh biểu diễn chữ ký) theo hướng dẫn trên giao diện. Tùy cấu hình phương thức ký của doanh nghiệp, hệ thống thực hiện quy trình chữ ký số, xác thực và gắn dấu thời gian theo yêu cầu áp dụng đối với HĐLĐ điện tử.
- Nhấn [Hoàn thành] để kết thúc quy trình.
5. Tải bản gốc hợp đồng về lưu trữ
Sau khi người lao động và đại diện doanh nghiệp hoàn tất các bước ký theo luồng đã được thiết lập, tùy cấu hình, hệ thống có thể gửi một Email thông báo hoàn tất quá trình giao kết đính kèm tệp tin PDF để người lao động tải về lưu trữ.
Theo quy định hiện hành, trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký, Nhà cung cấp eContract phải gửi HĐLĐ điện tử về Nền tảng HĐLĐ điện tử quốc gia để gắn ID. Dữ liệu hợp đồng và các thông tin giao dịch liên quan được cập nhật, quản lý trên Nền tảng theo quy định pháp luật.
6. Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Không có VNeID mức 2 thì có ký HĐLĐ điện tử được không? Nghị định 337 cho phép sử dụng nhiều loại giấy tờ định danh (như CCCD vật lý, hộ chiếu). Tùy thuộc vào thiết lập luồng ký của từng doanh nghiệp trên nền tảng eContract, người lao động vẫn có thể ký mà không bắt buộc phải dùng VNeID mức 2.
2. Phát hiện sai mức lương sau khi nhận hợp đồng phải làm gì? Người lao động không nên xác nhận ký khi nội dung hợp đồng chưa chính xác. Hãy chọn nút [Từ chối ký] (hoặc tính năng tương đương trên giao diện) và ghi rõ lý do sai lệch để hệ thống thông báo lại cho phòng Nhân sự điều chỉnh văn bản mới.
3. Ký xong có tải hợp đồng về được không? Hoàn toàn được. Sau khi hợp đồng được các bên ký và gắn dấu thời gian (Timestamp) đầy đủ, hệ thống sẽ tự động cung cấp bản gốc hợp đồng định dạng PDF. Người lao động có thể tải về để lưu trữ.
4. Làm sao biết hợp đồng đã hoàn tất? Người lao động sẽ nhận được thông báo qua Email hoặc Zalo từ hệ thống (kèm theo file PDF hoàn chỉnh) xác nhận giao kết đã thành công. Ngoài ra, trạng thái hợp đồng trên liên kết cũng sẽ hiển thị “Đã hoàn thành”.
(Xem thêm giải đáp thắc mắc tại GoPaperless)
7. Kết luận
Việc ứng dụng các giải pháp số hóa như GoPaperless không chỉ giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình hành chính mà còn mang lại sự tiện lợi, nhanh gọn cho người lao động khi tiếp nhận công việc. Với bài hướng dẫn ký HĐLĐ điện tử này, thao tác giao kết đã trở nên đơn giản và dễ tiếp cận hơn với mọi nhân sự.
👉 Dành cho Doanh nghiệp: Doanh nghiệp muốn triển khai quy trình HĐLĐ điện tử cho nhân sự có thể tìm hiểu thêm về nền tảng hợp đồng lao động điện tử GoPaperless hoặc trao đổi trực tiếp cùng đội ngũ chuyên gia công nghệ từ Quantera.
Thảo luận cộng đồng