Ký hợp đồng lao động điện tử khi chưa có VNeID mức 2
Trong quá trình triển khai số hóa nghiệp vụ nhân sự, một trong những vướng mắc phổ biến nhất của HR là nhân sự mới chưa kịp cài đặt hoặc chưa được phê duyệt tài khoản định danh điện tử VNeID mức 2.
Nhiều doanh nghiệp lo ngại tình trạng này có thể làm gián đoạn quy trình onboarding và ảnh hưởng đến tính tuân thủ khi giao kết hợp đồng.
Tuy nhiên, căn cứ theo quy định hợp đồng lao động điện tử tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP, người lao động chưa có VNeID mức 2 vẫn có thể sử dụng các loại giấy tờ tùy thân khác để ký kết hợp pháp.
Bài viết dưới đây, Quantera sẽ phân tích chi tiết các phương án thay thế và những yêu cầu doanh nghiệp cần lưu ý khi xác thực danh tính.
1. Các loại giấy tờ thay thế để ký hợp đồng khi chưa có VNeID mức 2
Theo Điều 6, khoản 2 của Nghị định 337/2025/NĐ-CP, để đảm bảo tính pháp lý hợp đồng lao động điện tử, người lao động chỉ cần có một trong các loại giấy tờ tùy thân được Nhà nước công nhận.
Nếu chưa có tài khoản VNeID mức 2, nhân sự có thể sử dụng giấy tờ vật lý hoặc giấy tờ điện tử khác để thay thế.
CCCD hoặc thẻ Căn cước
Thẻ Căn cước công dân (CCCD) hoặc thẻ Căn cước vật lý còn hiệu lực.
Căn cước điện tử
Căn cước điện tử hoặc Giấy chứng nhận căn cước.
Hộ chiếu
Hộ chiếu (Passport) còn thời hạn sử dụng.
Người lao động nước ngoài
Thị thực nhập cảnh (Visa) còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh thuộc trường hợp được miễn thị thực.
Kết luận cho HR: Nhân sự mới chưa có VNeID mức 2 vẫn có thể tiến hành ký hợp đồng bằng CCCD vật lý hợp lệ.
2. Tại sao VNeID mức 2 lại bắt buộc khi truy cập Nền tảng Quốc gia?
Dù việc ký kết bằng giấy tờ vật lý là hợp lệ, Thông tư 08/2026/TT-BNV có sự phân định rõ ràng giữa khâu “Giao kết (Ký)” và khâu “Quản lý (Tra cứu)”.
Ký hợp đồng
Người lao động có thể sử dụng giấy tờ định danh hợp lệ khác trong trường hợp chưa có VNeID mức 2.
Truy cập Nền tảng Quốc gia
Tài khoản định danh điện tử VNeID mức 2 là “chìa khóa” để người lao động đăng nhập và khai thác dữ liệu hợp đồng.
Khi sở hữu VNeID mức 2, người lao động có thể trực tiếp sử dụng các chức năng của Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia.
- Quyền tra cứu và xác minh: Người lao động có thể tự truy cập để kiểm tra tính toàn vẹn của hợp đồng đã ký với doanh nghiệp.
- Quyền chia sẻ dữ liệu: Hỗ trợ trích xuất và chia sẻ dữ liệu hợp đồng điện tử phục vụ các thủ tục hành chính khác.
- Dữ liệu có thể hỗ trợ các nghiệp vụ như vay vốn ngân hàng hoặc giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội mà không cần xin giấy xác nhận từ doanh nghiệp.
Do đó, dù có thể linh động tại thời điểm ký, HR vẫn nên xây dựng chính sách khuyến khích và hướng dẫn nhân sự hoàn thiện tài khoản VNeID mức 2 trong thời gian thử việc.
3. Trách nhiệm đối soát danh tính của nền tảng ký kết eContract
Trong trường hợp nhân sự ký bằng thẻ CCCD vật lý mà không thông qua ứng dụng VNeID, trách nhiệm xác thực danh tính được chuyển sang nhà cung cấp giải pháp hợp đồng lao động điện tử (eContract).
Để tuân thủ hợp đồng lao động điện tử Nghị định 337, hệ thống eContract của doanh nghiệp phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật đối với việc xác minh chủ thể giao kết.
Hệ thống phải thực hiện đối soát dữ liệu sinh trắc học của người ký, bao gồm khuôn mặt và vân tay, với dữ liệu gốc được lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Điểm HR cần lưu ý: Quá trình kiểm tra và xác thực danh tính là bước quan trọng trước khi dữ liệu được gửi lên Nền tảng quốc gia để thực hiện quy trình cấp mã ID.
Theo quy trình được nêu trong bài viết, dữ liệu hợp đồng cần được xử lý để xin cấp mã ID duy nhất trong thời hạn 24 giờ.
4. Hệ sinh thái GoPaperless từ Quantera: Giải quyết bài toán định danh đa luồng
Việc xử lý đan xen giữa nhân sự có VNeID và nhân sự chỉ có CCCD vật lý đòi hỏi doanh nghiệp phải có một nền tảng vận hành linh hoạt.
Thấu hiểu điểm nghẽn này, Quantera đã phát triển hệ sinh thái số hóa GoPaperless, cung cấp công cụ hỗ trợ cho phòng Nhân sự.
Chấp nhận đa phương thức định danh
GoPaperless hỗ trợ luồng ký kết linh hoạt, cho phép sử dụng VNeID, CCCD gắn chip hoặc phương thức chứng thực sinh trắc học phù hợp.
Tự động hóa đối soát và cấp ID
Hệ thống tự động đảm nhiệm việc giao tiếp API với Cơ sở dữ liệu quốc gia và Nền tảng của Bộ Nội vụ.
Qua đó, HR giảm thao tác thủ công trong quá trình đối soát danh tính và xử lý mã ID hợp đồng.
Bảo mật tối đa
Với công nghệ Zero-Knowledge, thông tin nhạy cảm như bảng lương và chức vụ nhân sự được mã hóa cục bộ, giúp tăng khả năng bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp.
5. Kết luận
Người lao động hoàn toàn có thể ký hợp đồng điện tử hợp pháp dù chưa cài đặt VNeID mức 2 nhờ các giấy tờ định danh thay thế.
Tuy nhiên, để quy trình diễn ra minh bạch, an toàn và hỗ trợ việc xử lý mã ID, doanh nghiệp cần một nền tảng ký kết có khả năng xác thực và đối soát danh tính phù hợp.
Doanh nghiệp của bạn đã có giải pháp ký kết hợp đồng đáp ứng các yêu cầu của Nghị định 337 chưa?
Tham gia Group Zalo Hỏi & đáp – Cộng đồng Nhân Sự Lao động Tiền Lương để tải “Tài liệu hướng dẫn người lao động cài đặt & liên kết VNeID”.
Tham gia Hỏi & đáp – Cộng đồng Nhân Sự Lao động Tiền Lương
Thảo luận cộng đồng