Quản lý quy trình doanh nghiệp hay eContract: Doanh nghiệp thực sự cần gì?
Khi bắt đầu số hóa hợp đồng, nhiều doanh nghiệp chỉ cần một công cụ để tạo tài liệu, gửi cho đúng người và hoàn tất chữ ký điện tử. Nhưng khi số lượng hồ sơ tăng, nhiều phòng ban cùng tham gia và dữ liệu phải đi qua HRM, ERP, CRM hoặc phần mềm nội bộ, nhu cầu không còn dừng ở việc ký điện tử.
Lúc này, doanh nghiệp cần xác định mình chỉ cần một phần mềm eContract, hay cần thêm khả năng quản lý và tự động hóa toàn bộ quy trình từ tạo hồ sơ, phê duyệt, ký, lưu trữ đến đồng bộ dữ liệu.
Bài viết này Quantera sẽ hướng dẫn doanh nghiệp phân biệt hai nhu cầu, kiểm tra quy trình đang vận hành và xác định giải pháp phù hợp trước khi làm việc với nhà cung cấp.
1. eContract khác phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp như thế nào?
EContract giúp doanh nghiệp hoàn tất giao dịch và chữ ký điện tử. Phần mềm quản lý quy trình giúp dữ liệu, phê duyệt, ký và các bước xử lý tiếp theo vận hành liền mạch giữa nhiều phòng ban và hệ thống.
| Tiêu chí | eContract | Phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp |
|---|---|---|
| Mục tiêu chính | Hoàn tất giao dịch và ký điện tử | Quản lý toàn bộ quá trình xử lý công việc |
| Nguồn dữ liệu | Tài liệu hoặc dữ liệu phục vụ giao kết, hoặc có thể tạo trực tiếp hoặc nhận từ hệ thống khác | Dữ liệu từ nhiều phòng ban, hệ thống và bước nghiệp vụ |
| Phê duyệt | Luồng duyệt và ký | Nhiều phòng ban, điều kiện và nhánh xử lý |
| Ký điện tử | Chức năng trọng tâm | Một bước trong toàn bộ quy trình |
| Sau khi ký | Lưu và tra cứu tài liệu | Cập nhật trạng thái, dữ liệu và kích hoạt bước tiếp theo |
| Tích hợp | Tùy nền tảng | Thường là yêu cầu quan trọng |
| Vai trò | Quản lý quá trình giao kết và ký điện tử | Điều phối các bước xử lý nghiệp vụ giữa người dùng và hệ thống |
Khi doanh nghiệp liên tục bổ sung phần mềm nhưng mỗi hệ thống lại quản lý một phần dữ liệu riêng, quy trình rất dễ trở nên phân mảnh.
Xem thêm bài phân tích tại đây: 5 lưu ý khi doanh nghiệp triển khai chuyển đổi số.
2. Khi nào doanh nghiệp cần nhiều hơn một phần mềm ký điện tử?
Không phải doanh nghiệp nào cũng cần đầu tư ngay một hệ thống quản lý quy trình lớn. Tuy nhiên, có 4 dấu hiệu cho thấy vấn đề doanh nghiệp đang gặp đã vượt ra ngoài bước ký điện tử.
1. Dữ liệu phải nhập lại giữa nhiều hệ thống
Một quy trình có thể bao gồm nhiều bước nhưng vẫn phụ thuộc vào nhiều thao tác thủ công.
HRM → xuất Excel → nhập vào eContract → ký → tải tài liệu → cập nhật lại HRM
Càng nhiều lần copy, tải xuống, upload hoặc nhập lại dữ liệu, doanh nghiệp càng tăng nguy cơ sai thông tin và tốn thời gian xử lý.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp nên ưu tiên eContract có khả năng tích hợp với hệ thống đang giữ dữ liệu nguồn, thay vì tạo thêm một nơi nhập liệu độc lập.
2. Một hồ sơ phải qua nhiều phòng ban phê duyệt
Một hợp đồng kinh doanh có thể đi qua nhiều phòng ban, nhiều giai đoạn:
Sales → Pháp chế → Tài chính → Ban Giám đốc → Khách hàng
Nếu doanh nghiệp chỉ quản lý bước ký cuối cùng, những bước trước đó vẫn phải chạy qua email, chat hoặc bảng Excel.
Lúc này, nhu cầu thực tế là quản lý luồng công việc tự động và số hóa quy trình ký duyệt B2B từ đầu đến cuối.
3. Sau khi ký vẫn còn nhiều nghiệp vụ phải thực hiện
Ký xong không phải lúc nào cũng là kết thúc quy trình, sau đó còn phải xử lý hợp đồng, tài liệu ở phía sau:
Ký hợp đồng → lưu hồ sơ → cập nhật ERP → xuất hóa đơn → thanh toán → theo dõi hiệu lực
Nếu các bước phía sau vẫn phải xử lý thủ công, doanh nghiệp mới chỉ số hóa được một điểm trong cả quy trình.
4. Hồ sơ đi qua nhiều hệ thống và cần tự động đồng bộ trạng thái
Nếu HRM, ERP, CRM hoặc phần mềm nội bộ cùng tham gia vào một quy trình và nhân viên phải tự chuyển dữ liệu, cập nhật trạng thái hoặc kích hoạt bước tiếp theo giữa các hệ thống, vấn đề không còn chỉ nằm ở ký điện tử.
Lúc này doanh nghiệp cần đánh giá thêm khả năng tích hợp và điều phối quy trình giữa các hệ thống.
3. Cách kiểm tra doanh nghiệp đang vướng ở bước ký hay toàn bộ quy trình
Doanh nghiệp có thể kiểm tra bằng cách vẽ toàn bộ hành trình của một hồ sơ:
Sau đó đánh dấu tại từng bước:
- Có phải nhập lại dữ liệu không?
- Có phải gửi tài liệu thủ công qua email hoặc nhóm chat không?
- Có phải tải file xuống rồi upload sang hệ thống khác không?
- Trạng thái phê duyệt và ký có tự động cập nhật không?
- Kết quả có quay về HRM, ERP hoặc CRM không?
- Sau khi ký còn bao nhiêu thao tác nhân viên phải thực hiện?
Nếu vấn đề chủ yếu nằm ở bước gửi và ký tài liệu, một eContract độc lập có thể đã đáp ứng tốt.
Nếu điểm nghẽn xuất hiện xuyên suốt từ tạo hồ sơ → phê duyệt → ký → lưu trữ → đồng bộ dữ liệu, doanh nghiệp nên đánh giá giải pháp theo khả năng quản lý và tự động hóa toàn bộ quy trình.
Đặc biệt, sau khi giao dịch hoàn tất, việc xác định hợp đồng, bằng chứng ký và dữ liệu được quản lý như thế nào cũng là một phần của quy trình vận hành.
Xem thêm bài phân tích tại đây: Dữ liệu hợp đồng lao động điện tử được lưu trữ ở đâu?.
4. GoPaperless đáp ứng từ ký số đến tích hợp và tự động hóa quy trình giao kết
Không phải doanh nghiệp nào cũng cần triển khai toàn bộ quy trình ngay từ ngày đầu. Một giải pháp phù hợp nên cho phép doanh nghiệp bắt đầu từ nhu cầu hiện tại và mở rộng khi mức độ số hóa tăng lên.
Đó cũng là cách GoPaperless của Quantera được tổ chức với nhiều phương thức triển khai khác nhau.
Doanh nghiệp cần một hệ thống eContract độc lập
GoPaperless Portal : phù hợp với doanh nghiệp muốn có một môi trường tập trung để tạo, quản lý, gửi và ký hồ sơ mà chưa cần tích hợp sâu vào hệ thống khác.
Doanh nghiệp muốn tiếp tục làm việc trên tài liệu hiện tại
GoPaperless Agent: phù hợp với môi trường mà nhân sự vẫn thường xuyên xử lý Word, PDF hoặc tài liệu trên máy tính và doanh nghiệp muốn hạn chế thay đổi thói quen làm việc.
Doanh nghiệp muốn kết nối với HRM, ERP hoặc CRM
GoPaperless Universal / Gateway : hướng tới việc kết nối lớp giao dịch và ký điện tử vào hệ thống doanh nghiệp đang vận hành, thay vì bắt người dùng chuyển toàn bộ sang một phần mềm mới. Universal/Gateway là lớp có thể nhúng API vào ERP, CRM hoặc HRM để người dùng tiếp tục thao tác trên giao diện quen thuộc.
Xem thêm mô hình triển khai của GoPaperless tại đây: Tìm hiểu kiến trúc và các mô hình triển khai GoPaperless
Khả năng tích hợp cũng là một tiêu chí phổ biến ở các nền tảng ký điện tử quốc tế. Adobe Acrobat Sign cung cấp Integration Hub cho các hệ thống CRM, ERP, CMS và REST API để doanh nghiệp xây dựng tích hợp riêng hoặc đưa chức năng ký vào ứng dụng hiện có.
Xem thêm tại đây: Tài liệu Adobe Acrobat Sign về tích hợp CRM, ERP và API
Doanh nghiệp muốn tự động hóa nhiều bước trong quy trình
Khi nhu cầu mở rộng, luồng có thể được kết nối theo hướng:
Tạo hồ sơ → Phê duyệt → Xác thực → Ký → Lưu trữ → Trả kết quả về hệ thống
Lúc này, chữ ký điện tử vẫn quan trọng nhưng chỉ là một thành phần trong toàn bộ quá trình xử lý công việc.
5. Kết luận
Nếu doanh nghiệp chỉ cần số hóa bước ký, một nền tảng eContract có thể đã đáp ứng nhu cầu. Nhưng nếu hồ sơ phải đi qua nhiều phòng ban, nhiều hệ thống và nhiều bước xử lý trước hoặc sau khi ký, doanh nghiệp cần đánh giá cả khả năng quản lý luồng công việc tự động, tích hợp dữ liệu và mở rộng quy trình.
Vì vậy, trước khi hỏi phần mềm này có bao nhiêu tính năng ký, doanh nghiệp nên xác định giải pháp này có thể kết nối được những bước nào trong quy trình hiện tại của chúng tôi?
Đó cũng là hướng GoPaperless của Quantera được phát triển: doanh nghiệp có thể bắt đầu từ nhu cầu ký điện tử và mở rộng sang các mô hình tích hợp sâu hơn khi quy trình vận hành yêu cầu.
Nếu doanh nghiệp đang gặp tình huống thực tế liên quan đến HRM, ERP, CRM, ký điện tử hoặc số hóa quy trình.
👉 Tham gia Hỏi & đáp – Cộng đồng Nhân Sự Lao động Tiền Lương để trao đổi cùng cộng đồng và đội ngũ Quantera.
6. Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp đã có HRM, ERP hoặc CRM thì có cần thêm eContract không?
Có thể vẫn cần nếu hệ thống hiện tại chưa đảm nhiệm đầy đủ việc giao kết và ký điện tử. Trong trường hợp này, eContract không nhất thiết thay thế HRM, ERP hoặc CRM mà có thể đóng vai trò là lớp giao kết, nhận dữ liệu từ hệ thống đang quản lý nghiệp vụ, thực hiện quy trình ký và trả kết quả sau khi hoàn tất.
Khi nào một phần mềm eContract độc lập là đủ cho doanh nghiệp?
Một eContract độc lập có thể đáp ứng tốt khi nhu cầu chủ yếu tập trung vào việc tạo hoặc tải tài liệu, phê duyệt, gửi ký, theo dõi trạng thái và lưu trữ hồ sơ sau ký. Nếu quy trình chưa cần trao đổi dữ liệu liên tục với nhiều hệ thống hoặc kích hoạt nhiều nghiệp vụ trước và sau khi ký, doanh nghiệp chưa nhất thiết phải đầu tư vào mô hình tích hợp phức tạp hơn.
Khi nào doanh nghiệp cần tích hợp eContract vào quy trình hiện tại?
Doanh nghiệp nên cân nhắc tích hợp khi nhân viên phải thường xuyên xuất dữ liệu từ HRM, ERP hoặc CRM, nhập lại vào eContract, sau đó tiếp tục tải kết quả về để cập nhật thủ công. Khi một hồ sơ phải đi qua nhiều hệ thống và trạng thái giữa các hệ thống cần được đồng bộ, tích hợp sẽ giúp giảm nhập liệu lặp lại và hạn chế các điểm đứt gãy trong quy trình.
Nên chọn GoPaperless Portal, Agent hay Universal/API?
Việc lựa chọn phụ thuộc vào cách doanh nghiệp đang vận hành. GoPaperless Portal phù hợp khi doanh nghiệp muốn có một môi trường eContract độc lập để quản lý, gửi và ký hồ sơ. GoPaperless Agent phù hợp với đội ngũ vẫn thường xuyên làm việc trên Word, PDF hoặc tài liệu tại máy tính và muốn hạn chế thay đổi thói quen sử dụng. GoPaperless Universal/Gateway phù hợp khi doanh nghiệp muốn tích hợp khả năng giao kết và ký điện tử vào HRM, ERP, CRM hoặc hệ thống nội bộ đang sử dụng.
Doanh nghiệp có thể triển khai thử eContract trên một quy trình trước khi mở rộng toàn hệ thống không?
Có. Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ một nhóm hồ sơ có tần suất sử dụng cao hoặc quy trình tương đối rõ để kiểm tra cách tạo hồ sơ, phê duyệt, ký, lưu trữ và đồng bộ dữ liệu. Sau khi quy trình ổn định, phạm vi triển khai có thể được mở rộng sang các phòng ban, loại hồ sơ hoặc hệ thống khác. Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả thực tế trước khi đầu tư tích hợp ở quy mô lớn hơn.
Xem thêm 36 câu hỏi và giải đáp thường gặp về HĐLĐ điện tử và GoPaperless để tìm hiểu chi tiết về pháp lý, vận hành, dữ liệu và phương án triển khai.
Thảo luận cộng đồng