Cách chọn phần mềm hợp đồng điện tử phù hợp HRM, ERP, CRM

1. Vì sao không nên chọn eContract chỉ bằng bảng tính năng?

Một phần mềm có nhiều tính năng chưa chắc là phần mềm phù hợp nhất. Vấn đề lớn nhất của doanh nghiệp không nằm ở việc “thiếu tính năng”, mà thường nằm ở chỗ:

• Phải nhập lại dữ liệu nhiều lần
• Nhân sự phải chuyển qua quá nhiều hệ thống
• File sau ký không quay về đúng nơi lưu trữ
• Quy trình mới làm đứt gãy cách vận hành cũ

Đây cũng là một trong những nguyên nhân khiến doanh nghiệp đầu tư nhiều công cụ nhưng quy trình vẫn phân mảnh. Trong 5 lưu ý khi doanh nghiệp triển khai chuyển đổi số, Quantera cũng chỉ ra rằng việc bổ sung công nghệ mới nhưng không tính đến hệ thống và quy trình hiện hữu có thể tạo thêm điểm đứt gãy thay vì giải quyết chúng.

2. Cách chọn phần mềm hợp đồng điện tử theo hệ thống doanh nghiệp đang có

Để chọn đúng, trước tiên hãy xác định doanh nghiệp của bạn thuộc nhóm nào dưới đây.

3. 5 câu hỏi cần trả lời trước khi xem demo eContract

Trước khi so sánh giá hay tính năng, hãy tự trả lời 5 câu hỏi này:

Chỉ cần trả lời rõ 5 câu này, doanh nghiệp đã có thể hình dung khá chính xác mình nên dùng mô hình nào.

4. GoPaperless đáp ứng nhiều nhu cầu triển khai khác nhau của doanh nghiệp

Thay vì doanh nghiệp phải đi theo một cách triển khai duy nhất, GoPaperless của Quantera được xây theo hướng linh hoạt để phù hợp với nhiều mức độ trưởng thành số khác nhau.

Điểm quan trọng là: GoPaperless không cần doanh nghiệp phải thay toàn bộ hạ tầng hiện hữu chỉ để dùng eContract.

Đó là lợi thế thực tế với doanh nghiệp B2B, vì trong nhiều dự án chuyển đổi số, một trong những chi phí khó nhìn thấy nhất không nằm ở phần mềm mà ở việc thay đổi thói quen vận hành.

Khi quy trình đã được số hóa, bài toán tiếp theo không chỉ là ký xong mà còn phải xác định hợp đồng, bằng chứng giao dịch và dữ liệu sau ký sẽ được lưu ở đâu.

5. Khi nào nên xem bảng tính năng?

Chỉ sau khi đã xác định được mô hình triển khai phù hợp.

Lúc đó, bảng tính năng mới thực sự có ý nghĩa. Doanh nghiệp có thể so sánh các tiêu chí như:

• Khả năng thiết lập workflow
• Quản lý mẫu hợp đồng
• Ký hàng loạt
• Phân quyền
• Audit trail
• Lưu trữ và tra cứu
• Khả năng tích hợp
• Trải nghiệm người dùng

Nếu chưa xác định rõ doanh nghiệp của mình cần dùng econtract ở đâu trong quy trình vận hành doanh nghiệp, thì xem bảng tính năng trước rất dễ bị tốn thời gian và chi phí triển khai nhiều lần.

6. Kết luận

Cách chọn phần mềm hợp đồng điện tử hiệu quả nhất không phải là nhìn xem bên nào có nhiều tính năng hơn, mà là xem giải pháp đó có phù hợp với hệ thống doanh nghiệp đang có hay không.

• Nếu doanh nghiệp còn vận hành rời rạc bằng Word, Excel, Email, hãy ưu tiên mô hình triển khai nhanh và dễ dùng.
• Nếu doanh nghiệp đã có HRM, ERP hoặc CRM, hãy ưu tiên eContract có khả năng tích hợp.
• Nếu người dùng vẫn xử lý hồ sơ trực tiếp trên tài liệu, hãy chọn giải pháp giảm tối đa thay đổi trong thao tác hằng ngày.

Với định hướng đó, GoPaperless của Quantera phù hợp vì có thể đáp ứng nhiều nhu cầu triển khai khác nhau, thay vì ép mọi doanh nghiệp đi theo một mô hình cố định.

Ngoài ra, bên cạnh yếu tố công nghệ, doanh nghiệp cũng cần lưu ý rằng giao kết trên môi trường điện tử không đơn thuần là chuyển một hợp đồng giấy thành file PDF.

Luật Giao dịch điện tử 2023 là nền tảng pháp lý chung điều chỉnh giao dịch điện tử tại Việt Nam, bao gồm các quy định liên quan đến thông điệp dữ liệu, chữ ký điện tử và việc giao kết, thực hiện hợp đồng điện tử.

Vì vậy, khi lựa chọn phần mềm hợp đồng điện tử, khả năng tích hợp cần được xem xét song song với yêu cầu về tính toàn vẹn dữ liệu, xác thực và lưu giữ bằng chứng giao dịch.

7. Câu hỏi thường gặp