Cách kiểm tra eContract có kết nối được HRM/ERP hay không?

1. Vì sao eContract có API vẫn có thể không kết nối được HRM/ERP?

Có API chưa đồng nghĩa với việc eContract sẽ kết nối hoàn chỉnh với HRM/ERP.

Doanh nghiệp không chỉ cần gửi dữ liệu từ HRM/ERP sang eContract, mà còn cần nhận lại trạng thái ký, tài liệu đã ký và các thông tin cần thiết để tiếp tục xử lý trên hệ thống đang sử dụng.

Nếu dữ liệu chỉ đi được một chiều hoặc nhân viên vẫn phải kiểm tra, tải file và cập nhật thủ công giữa hai hệ thống thì việc tích hợp chưa thực sự hoàn chỉnh.

Có API mới chỉ là điều kiện đầu tiên. Điều doanh nghiệp cần kiểm tra là toàn bộ công việc trước, trong và sau khi ký có tự động chạy được giữa hai hệ thống hay không.

2. 8 điều cần kiểm tra trước khi kết nối eContract với HRM/ERP

2.1. eContract có thực hiện đúng những việc doanh nghiệp cần không?

Thay vì chỉ hỏi: “eContract của anh chị có tích hợp API được không?” Doanh nghiệp nên liệt kê chính xác những việc mình cần hệ thống thực hiện.

Ví dụ với hợp đồng lao động, HRM có thể là nơi tạo thông tin hợp đồng. Sau đó eContract tiếp nhận dữ liệu, gửi yêu cầu ký cho người lao động, hỗ trợ gửi lại hoặc hủy khi cần thiết, ghi nhận kết quả và trả tài liệu đã ký về hệ thống quản lý nhân sự.

Doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp chỉ rõ hệ thống có thực hiện được những bước nào trong toàn bộ quá trình này.

Điểm cần kiểm tra không phải số lượng chức năng mà là có đúng với quy trình thực tế của doanh nghiệp hay không.

2.2. Những dữ liệu nào được gửi đi và nhận lại?

Doanh nghiệp phải xác định rõ dữ liệu đi theo cả hai chiều.

Câu hỏi cần đặt ra là: HRM gửi những thông tin nào sang eContract và eContract phải trả lại những gì?

Nếu chỉ xác định chiều gửi đi mà không xác định chiều nhận lại, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng số hóa nửa chừng.

2.3. Trạng thái ký có tự cập nhật về HRM/ERP không?

Ví dụ doanh nghiệp gửi 500 hợp đồng lao động. Sau một ngày, có thể có người đã ký, người chưa ký, người từ chối hoặc hợp đồng đã quá thời hạn ký.

HR không nên phải mở eContract để kiểm tra từng trường hợp rồi nhập lại kết quả vào HRM.

Trong một quy trình được kết nối đầy đủ, khi người lao động hoàn tất ký trên eContract, trạng thái tương ứng cần được cập nhật trở lại HRM để bộ phận nhân sự tiếp tục xử lý mà không phải kiểm tra thủ công trên hệ thống khác.

Điều tương tự cũng áp dụng với ERP. Nếu một hợp đồng mua hàng đã ký xong, ERP cần nhận được trạng thái đó để tiếp tục các bước như nghiệm thu, hóa đơn hoặc thanh toán.

Đây mới là ý nghĩa thực tế của quản lý luồng công việc tự động: khi một bước hoàn thành, hệ thống tự biết phải làm gì tiếp theo.

2.4. Hai hệ thống có nhận biết đúng cùng một nhân viên và hợp đồng không?

Đây là vấn đề rất dễ bị bỏ qua.

Ví dụ HRM đang quản lý:

Trong khi eContract lại tạo một mã hồ sơ riêng.

Hai hệ thống phải xác định được rằng mã hợp đồng trên HRM và hồ sơ tương ứng trên eContract đang nói về cùng một hợp đồng của cùng một người lao động.

Nếu không thống nhất rõ từ đầu, doanh nghiệp có thể gặp:

• Một hợp đồng bị tạo hai lần
• Kết quả ký trả nhầm nhân viên
• Trạng thái cập nhật sai hồ sơ
• Rất khó tìm nguyên nhân khi xảy ra lỗi

Vì vậy, trước khi triển khai, doanh nghiệp cần thống nhất mỗi nhân viên, mỗi hợp đồng và mỗi lần gửi ký sẽ được nhận biết bằng thông tin nào.

2.5. Nếu gửi dữ liệu thất bại thì hệ thống xử lý thế nào?

Một tình huống thực tế có thể xảy ra khi HRM gửi 500 hợp đồng sang eContract nhưng chỉ 490 hợp đồng được tiếp nhận thành công, còn 10 hợp đồng gặp lỗi.

Doanh nghiệp phải biết chuyện gì xảy ra với 10 hợp đồng đó.

Cần hỏi:

• Hệ thống có tự gửi lại hay không
• Người phụ trách có được thông báo hay không
• Có biết chính xác hợp đồng nào gặp lỗi hay không
• Nguyên nhân lỗi có được ghi lại hay không
• Sau khi sửa thông tin có phải làm lại từ đầu hay không

Nếu câu trả lời vẫn là “nhân viên phải kiểm tra thủ công”, doanh nghiệp cần tính lại chi phí vận hành thực tế.

2.6. Ai được phép gửi, nhận và xem dữ liệu?

Khi kết nối hai hệ thống, dữ liệu không chỉ nằm trong một phần mềm.

Vì vậy doanh nghiệp cần xác định:

• Ai được phép tạo và gửi hợp đồng
• Ai được lấy tài liệu đã ký
• Ai được xem thông tin nhân viên
• Phòng ban này có nhìn thấy dữ liệu của phòng ban khác không
• Hệ thống có ghi lại ai đã thực hiện thao tác không
• Khi tài khoản không còn quyền sử dụng thì quyền truy cập có được thu hồi không

Một hệ thống trình ký điện tử bảo mật không chỉ bảo vệ file hợp đồng. Nó còn phải bảo đảm đúng người mới được xem, gửi và nhận dữ liệu.

2.7. Hệ thống có xử lý được số lượng hợp đồng thực tế không?

Một kết nối chạy tốt với 10 hợp đồng chưa chắc vẫn hoạt động tốt khi doanh nghiệp gửi hàng nghìn hợp đồng.

Ví dụ một doanh nghiệp có 6.000 lao động cần gửi 5.000 HĐLĐ trong cùng một đợt.

Doanh nghiệp không cần hỏi những thông số kỹ thuật quá phức tạp.

Điều cần làm rõ là hệ thống có giới hạn số lượng gửi trong một lần hay không, mất bao lâu để xử lý, khi số lượng giao dịch tăng cao thì những hồ sơ chưa xử lý được quản lý thế nào và doanh nghiệp có theo dõi được trạng thái của toàn bộ giao dịch hay không.

Đây là yếu tố rất quan trọng nếu doanh nghiệp triển khai hợp đồng lao động điện tử theo đợt, ký hàng loạt với nhà cung cấp hoặc có số lượng giao dịch lớn.

2.8. Ai chịu trách nhiệm khi có lỗi hoặc khi một hệ thống thay đổi?

Tích hợp không kết thúc ở ngày đưa hệ thống vào sử dụng.

HRM có thể nâng cấp. ERP có thể thay đổi. eContract cũng có thể cập nhật.

Doanh nghiệp cần xác định rõ trách nhiệm của mỗi bên ngay từ đầu.

Điều cần tránh nhất là để đến khi hệ thống xảy ra lỗi mới bắt đầu xác định bên nào phải xử lý.

3. GoPaperless kết nối với hệ thống doanh nghiệp như thế nào?

4. Checklist 8 câu hỏi cần mang vào buổi làm việc với nhà cung cấp

Trước khi ký hợp đồng với nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể mang nguyên 8 câu hỏi dưới đây vào buổi trao đổi:

5. Kết luận

API là điều kiện cần để hai phần mềm trao đổi dữ liệu, nhưng có API không đồng nghĩa với việc eContract sẽ tích hợp thành công với HRM hoặc ERP.

Một kết nối hoàn chỉnh phải giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghiệp vụ, trao đổi đủ dữ liệu, nhận lại trạng thái sau ký, xác định chính xác từng hồ sơ, xử lý được tình huống lỗi, kiểm soát đúng người được truy cập, đáp ứng số lượng giao dịch thực tế và phân định rõ trách nhiệm giữa các bên.

Nếu 8 vấn đề này được xác định rõ trước khi triển khai, doanh nghiệp sẽ giảm đáng kể nguy cơ phải nhập lại dữ liệu, theo dõi thủ công hoặc xử lý lỗi sau khi hệ thống đã đưa vào vận hành.

Với GoPaperless, Quantera tập trung vào hướng kết nối lớp giao kết và ký điện tử vào hệ thống doanh nghiệp đang sử dụng, để HRM/ERP tiếp tục đảm nhiệm nghiệp vụ chính và kết quả ký được đưa trở lại đúng quy trình cần xử lý.

Doanh nghiệp của bạn đang chuẩn bị kết nối HRM/ERP với eContract nhưng chưa biết yêu cầu nhà cung cấp chứng minh những gì?

6. Câu hỏi thường gặp